1. ¿Qué es el SIDOC?
El Sistema de Documentación (SIDOC) es una plataforma digital de la Universidad Mayor de San Simón (UMSS) diseñada para gestionar, controlar y dar seguimiento a documentos y trámites administrativos entre las distintas unidades de la universidad. Dentro del SIDOC, las unidades tienen la capacidad de crear un código único que identifica los documentos de la unidad. Este código es utilizado frecuentemente en las notas enviadas entre las unidades para facilitar el rastreo y control de documentos.
Cada unidad dentro del SIDOC puede asignar usuarios para gestionar la administración de la documentación y asegurar que se lleve un control adecuado del flujo de los documentos.
2. Características Principales del SIDOC
- Creación de Unidades: Cada unidad puede contar con un SIDOC para el seguimiento a sus procesos específicos.
- Usuarios Asignados: Cada unidad puede asignar uno o más usuarios para la administración y seguimiento de la documentación.
- Seguimiento de Documentos: El sistema permite registrar, dar seguimiento y controlar el estado de los documentos gestionados en cada unidad.
- Seguridad del Sistema: Las cuentas de usuario son personales e intransferibles. La responsabilidad por el uso adecuado de la cuenta recae en el funcionario asignado.
3. Procedimiento para Solicitar una Cuenta SIDOC
Las cuentas SIDOC pueden ser solicitadas por el personal docente y administrativo de la UMSS, siguiendo los procedimientos indicados a continuación, según los recursos disponibles en cada unidad.
3.1. Solicitud a través de UTI o Técnicos de TI
Si la unidad cuenta con soporte técnico (UTI o Técnico de TI), la solicitud de la cuenta SIDOC debe realizarse mediante el sistema de soporte en soporte.umss.edu.bo
3.2. Solicitud a través de la DTIC
Cuando una unidad no dispone de soporte técnico, la solicitud debe dirigirse al Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) mediante una nota formal firmada por el jefe inmediato de la unidad solicitante. Esta solicitud debe incluir los siguientes datos:
- Nombre completo del funcionario
- Número de carnet de identidad
- Correo electrónico institucional
- Unidad (Unidad en SIDOC)
4. Responsabilidades del Usuario
Una vez asignada la cuenta SIDOC, los usuarios deben cumplir con las siguientes responsabilidades:
- Actualización de Accesos: Si el usuario es transferido o retirado de la unidad, debe solicitar la actualización o cancelación de su cuenta para evitar accesos no autorizados.
- Resguardo de Contraseñas: El usuario es responsable de la seguridad de su contraseña. No debe compartir la cuenta con terceros.
- Uso Exclusivo de la Cuenta: La cuenta es de uso personal e intransferible. La unidad puede solicitar varias cuentas para evitar que una sola sea compartida entre varios usuarios.
5. Procedimiento para Solicitar la Creación de una Unidad en el SIDOC
Las Unidades en el SIDOC pueden ser solicitadas por el Jefe inmediato de la Unidad Solicitante, siguiendo los procedimientos indicados a continuación, según los recursos disponibles en cada unidad.
5.1. Solicitud a través de UTI o Técnicos de TI
Si la unidad cuenta con soporte técnico (UTI o Técnico de TI), la solicitud de la cuenta SIDOC debe realizarse mediante el sistema de soporte en soporte.umss.edu.bo
5.2. Solicitud a través de la DTIC
Cuando una unidad no dispone de soporte técnico, la solicitud debe dirigirse al Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) mediante una nota formal firmada por el jefe inmediato de la unidad solicitante. Esta solicitud debe incluir los siguientes datos:
- Nombre de la Unidad (Unidad que debe ser creada en el SIDOC)
- Dependencia (De que unidad depende la unidad solicitante)
- Correo electrónico institucional (Opcional)
- Cuenta SIDOC (Se requiere que se indique a que cuenta SIDOC se le asignara la administración de la nueva unidad creada)
